Шаг 1. Информация на визитке, в подписи к электронным письмам[ред.]
Порядок следования номеров на визитке сообщает звонящему о ваших ожиданиях. В современной бизнес-среде при отсутствии e-mail визитка теряет смысл. Визитка должна быть лаконичной с информационной точки зрения.
Основные элементы визитки.
- Название компании и её сфера деятельности.
- Имя и фамилия.
- Должность.
- Департамент или отдел, к которому принадлежит занимаемая должность.
- Номер мобильного телефона.
- Номер стационарного рабочего телефона.
- Корпоративный адрес электронной почты.
- Адрес офиса компании.
- Адрес сайта компании.
Основные элементы подписи к электронному письму.
- Имя и фамилия (обычно предваряются словами «С уважением», «Искренне Ваш»).
- Должность.
- Отдел.
- Департамент или служба.
- Название компании.
- Корпоративный адрес электронной почты.
- Номер рабочего телефона.
- Номер мобильного телефона.
- Номер мессенджера (ICQ или Skype).
- Адрес сайта компании.
- Адрес офиса компании.
- Ссылка на схему проезда к офису компании.
О размере компании и корпоративном стиле немало расскажет адрес электронной почты. Сравните.
- masha@company.ru
- marya@company.ru
- Ivanova.Marya@company.ru
- Ivanova.MV@company.ru
Шаг 2. Имена файлов/папок, темы писем[ред.]
Некоторые принципы категоризации файлов:
- суть документа в имени файла;
- дата в названии файла;
- сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла.
Среднестатистический человек способен одновременно удерживать в своей кратковременной памяти 7 ± 2 параметра.
Удобство графы «Тема письма» заключается в том, что она позволяет, не раскрывая самого письма, узнать суть его содержания. Можно провести аналогии между темой письма и именем файла. И то и другое существенно облегчает поиск и навигацию по базе файлов или писем.
Шаг 3. Ваш информационный фонд[ред.]
Грамотная регистрация информации создаёт предпосылки для удобной и быстрой навигации по вашим информационным фондам. Информации много не бывает. Десять раз подумайте, прежде чем занести палец над клавишей Delete. В любой рабочей папке имеет смысл завести поддиректорию под названием «Архив» и складывать в неё всё, что мешает в папке основной, но когда-нибудь может понадобиться.
Прямо в файле заведите некое подобие журнала событий — «шапку» параметров файла. Подход, при котором в теле файла содержится полная информация о его параметрах и особенностях, крайне необходим, если материал находится в коллективном, а не индивидуальном использовании. Практикуйте метод ограниченного хаоса — любую информацию, с которой пока не понятно, что делать, не удаляйте, а складывайте во временное хранилище. Информация может повредиться, поэтому её желательно бэкапить (создавать резервные копии).
Ещё одна зона «ненадёжности» — сетевые документы в глобальной сети. Часто бывает, что страница с важной информацией вдруг перестаёт существовать по тому адресу, который был сохранён в папке «Избранное» вашего интернет-браузера. Именно поэтому наиболее важные страницы можно и нужно сохранять на собственном жёстком диске в виде html-документов (или импортировать в документы другого формата).
Храните весь свой электронный информационный фонд в отдельной папке компьютера (например, в каталоге WORK). Тогда при смене очередного ноутбука или жёсткого диска вам не понадобится тратить время и нервы на копирование разрозненных папок. Постарайтесь разобраться, где на вашем ПК хранятся папки, в которые Интернет-браузер складывает ссылки, cookies и тому подобное. Разместите эти папки и в рабочем каталоге, переписав адресные строки в программах.
Любую информационную работу необходимо базировать на триаде «регистрация — навигация — анализ (информации)». Порядок в информационных фондах наводят при помощи архивирования информации, а для перестраховки от сбоев (технических и других) применяют регулярное резервное копирование информации. Две эти процедуры необходимо наладить для любого информационного массива — от книги контактов в мобильном телефоне до объёмной базы данных на рабочем компьютере.
Чтобы повысить комфортность обращения с вашими информационными фондами, необходимо по возможности «развязать» информацию и технические средства — сделать информационные фонды мобильными. Соберите всю важную информацию в определённых местах, не рассредоточивая её по рабочим папкам разных программ. Тогда и апгрейд техники будет проходить менее болезненно, и комплексное резервное копирование займёт меньше времени.
Шаг 4. Коммуникации с другими информационными работниками[ред.]
Как не существует в природе механизмов со стопроцентным КПД, так и в любом общении (межличностном и тем более групповом) невозможно стопроцентное взаимопонимание. И как физики, оттолкнувшись от этого факта, начали разработку более эффективных энергосберегающих двигателей, так и информационные работники однажды задумались над тем, как избежать потерь в процессе коммуникации. Под транзакционными издержками в менеджменте понимают затраты на проведение любого основного действия (транзакции).
Для информационного работника транзакционные издержки — это потери на коммуникациях. За этим определением может скрываться:
- непонимание информации / поручений / приказов и т. д. (причём вы сами можете не понять суть поступившего распоряжения, и точно так же непонятым может остаться ваше поручение);
- недопонимание;
- невольная неверная трактовка;
- сознательная неверная трактовка, если формат информации / приказов и так далее позволяет такие действия;
- недостаточное внимание к информации / приказам;
- нарушение сроков и других условий.
При коммуникациях необходима система подтверждений. Введите в свою информационную жизнь систему запросов (например, по ICQ или mail), что-то типа: «хотел бы обсудить то-то и то-то… Когда удобно?». Для важных переговоров, выступлений и т. п. создаём систему регистрации информации (секретарь, видио- или аудиозапись). Продолжением регистрации информации становится система фиксации фактов. Например, после встречи направить письмо типа: «договорились о следующем… Нет замечаний?».
Принцип трёх гвоздей.
При ведении электронной деловой переписки надо стараться с помощью несложных приёмов делать эту коммуникацию более чёткой и удобной: использовать графу «Тема письма», сохранять историю переписки в теле письма, грамотно выстраивать диалог (цитировать фрагменты, разбивать вопросы на пункты с присвоением им номеров и т. д.). Делайте контрольную вычитку письма, которая занимает не более 5 % времени, требуемого на его написание.
Шаг 5. Оценка и экспертиза информационных продуктов[ред.]
Иногда нам встречаются слабые документы. Чтобы иметь возможность объяснить и себе, и другим, что же не так с изучаемым документом, нам понадобятся какие-то точки отсчёта. Ниже мы разберём простой, но эффективный инструмент качественной оценки информационных продуктов. Для этого запомним аббревиатуру ФТОП — она складывается из первых букв слов при перечислении следующих качеств информационного продукта:
- Ф — форма представления информации;
- Т — точность информации;
- О — оперативность информации;
- П — полнота информации.
С приходом электронного документооборота, каждый информационный работник должен приучить себя мыслить именно в цифровом, а не аналоговом формате. Авторский лист — 40 000 знаков, страница А4 — 2500 знаков (12-й кегль, полуторный междустрочный интервал).
Фотография размером 1000 X 1500 пикселей в формате jpg «весит» от 0,5 до 1 Мб {в зависимости от типа фотографии и степени сжатия). А формат, сохраняющий максимум качества (не сжимающий картинку в ущерб качеству), — tiff — для такого объёма требует порядка 4,5 Мб (на один пиксель здесь нужно три байта для хранения информации о цвете — по байту на каждый из базовых цветов RGB). Таким образом, цифровое фото приучает нас мыслить в пикселях (а также в мегабайтах).
Завершающей стадией создания любого информационного продукта должны быть его экспертиза. Предпочтительно — внешняя.
Шаг 6. Повышение ёмкости информационных продуктов[ред.]
Современный бизнес-сектор вполне осознаёт проблему дефицита времени: учебники по тайм-менеджменту стоят в рейтингах бизнес-литературы на первых местах. Дефицит внимания — или ограниченность психофизиологического ресурса человека — пока ещё осознан не так широко. Но борьба за этот ресурс уже ведётся на передовой информационного общества.
Лучший способ оптимизации текста — это создание в нём чёткой структуры. Если вы точно знаете, о чём должно быть письмо, но никак не можете вылить своё знание «на бумагу», напишите в девственно чистом электронном документе четыре вопроса: Что? Для чего? Благодаря чему? Что ещё известно? Теперь под этими вопросами фиксируйте факты, которые собирались изложить. Когда добавить к написанному будет уже нечего, сотрите вопросы и изучите получившийся текст.
Описанный подход — предельно упрощённая реализация научного метода информационной работы. Называется он «метод объектно-документального анализа (МОДА)». Метод опирается на принципы объектного программирования, где четырём упомянутым вопросам соответствуют Надобъекты (ответ на вопрос «Для чего?»), Объекты («Что?»), Подобъекты («Благодаря чему?») и Связанные объекты («Что ещё известно?»). Так возникает аббревиатура HOПС, а действия по приведению информационных продуктов к такой структуре называются НОПС-форматированием.
Альтернативный подход основан на использовании Принципа пирамиды Минто.
Конструкция информационного блока.
- К — класс объектов.
- I — надобъеккты.
- II — объекты.
- III — подобъекты.
- IV — связанные объекты.
- К_№ — порядковый номер блока в данном классе объектов.
- ИС_№ — порядковый номер информационного источника в списке литературы.
Информация не линейна, а многомерна (наилучшим образом с такой сущностью справляется гипертекст). Именно в нелинейном виде информации хранится в наших головах. С другой стороны, восприятие информации повышается, если её подавать в виде многокомпонентного продукта: текст, аудио-, видео-, графика, иллюстрации. Говорят, что прямой путь к правополушарному (ассоциативному, творческому) мышлению лежит через дополнение сухого рационального текста живыми и эмоциональными медиакомпонентами.
Интеллектуальный фильтр — набор критериев и правил, которые мы применяем, когда из неудобного и объёмного информационного массива создаём компактный и легко воспринимаемый информационный продукт.
Шаг 7. Источники информации[ред.]
Критерием, позволяющим проводить разделение деловой информации на значимую и несущественную, служит её новизна. Чем сильнее полученный информационный прирост влияет (в положительную сторону) на вашу деловую жизнь, тем полезнее эта информация. Даже если она влияет опосредовано — например, меняя мировоззрение. Выбирайте информационные источники с возможностью архивирования данных.
Используйте несколько источников информации — принцип двух дивизионов. Например, ваш выбор газет может быть таким:
- первый дивизион — «Ведомости», «КоммерсантЪ» (для ежедневного чтения);
- второй дивизион — «Газета», «Известия», «РБК-Daily», «Независимая газета», «Российская газета» (для периодического чтения).
Изучение печатной периодики — не только средство доставки актуальной информации, но и инструмент объединения делового сообщества, средство его саморефлексии. (В интернете таковыми можно считать «сообщество менеджеров e-xecutive» или, например, Профессионалы.ru.)
Использование платных источников информации — информационный аутсорсинг. Вы могли бы собрать информацию и сами, но эффективнее и, скорее всего, выгоднее — поручить работу профессионалам. Некоторые платные базы данных: СПАРК Интерфакс, Интегрум, Медиалогия, TNS.
Шаг 8. Книги как источник информации[ред.]
По данным «Левада-центра», сегодня только 24 % россиян читают книги, и от лидирующих по этому показателю англичан (52 %) мы отстаём более чем в два раза. Утешаться нам — чтецам — приходится лишь тем, что такая ситуация даёт ощутимые конкурентные преимущества каждому четвёртому россиянину (то есть россиянину читающему).
Основным критерием качества книг остаётся полезная новизна. Все новые и полезные знания можно разделить на те, которые необходимы вам уже сейчас (актуальные), и те, которые могут пригодиться в обозримом будущем (перспективные).
Книгу хочется оценить ещё до её покупки. Именно поэтому современные издания снабжаются аннотациями и краткими рецензиями на обложках или во вступлении. Обращайте внимание на декларации автора и издательства: на какого читателя рассчитана книга, чего в ней больше — теоретики или практических методой? Просмотрите информацию об авторе: почему именно он написал книгу именно на эту тему, каков его багаж знаний и практического опыта? Загляните в библиографию, если она есть, — это позволит оценить бэкграунд книги, научный или практический. Естественно, изучите оглавление.
Если после всего этого интерес к изданию ещё не пропал, откройте его произвольно где-нибудь в середине и прочитайте пару абзацев — оцените стиль и слог. Наконец, выберите по оглавлению раздел, посвящённый теме, в которой вы разбираетесь лучше всего, просмотрите пару страниц и попытайтесь оценить профессионализм автора, исходя из ваших знаний. Как показывает практика, именно после этого последнего шага часто приходится отказываться от покупки. Составлять броские аннотации уже научилось большинство авторов и издательств — маркетинг делает своё дело, а вот качество контента нередко оставляет желать лучшего.
При чтении нужно отмечать важные фрагменты, чтобы не забыть о них и не тратить в дальнейшем по десять минут на их поиски. Размечайте и индексируйте книги и любые печатные материалы — тогда повторный поиск заинтересовавшей вас информации не будет занимать много времени и чтение станет более эффективным.
Чтобы создать предпосылки для разнообразного чтения, необходимо предоставить себе право выбора. Поэтому не ругайте себя, когда понимаете, что читаете далеко не всё, что покупаете, и многое откладываете с мыслью «надо посмотреть». По опыту многих активно читающих людей, для эффективного самообразования необходимо покупать в три-пять раз больше литературы, чем будет в итоге прочитано.
Шаг 9. Профессиональный рост[ред.]
Мы развиваемся только тогда, когда нас подвигают к этому окружающие условия. Создавать такие условия — наша личная обязанность. Сила творческого тока (скорость профессионального развития — I) прямо пропорциональна желанию развиваться — D, и разности потенциалов (профессиональных, творческих — U): I = U * D. Чтобы создать разность потенциалов нужно: попасть в соответствующую корпоративную среду (профессиональную) и / или общаться со знатоками своего дела (экспертами).
Перед началом любых преобразований необходимо оценить текущее положение дел. Осознание своих сильных и слабых сторон позволяет эффективно использовать первые и устранять вторые.
Способов оцепить себя существует множество — от простейших психологических или профессиональных тестов до процедур ассесмент-центра или найма профессиональных индивидуальных тренеров. Нелишним будет проводить подобный аудит регулярно, а результаты аттестаций фиксировать и архивировать, чтобы периодически оценивать рост достижений.
Ничто так не способствует росту, как контакт с профессионалами — мастерами своего дела. Работа в организациях с высокой корпоративной культурой или постоянные контакты с экспертами создают предпосылки для профессионального развития.
Выявить «правильные» организации информационному работнику помогут такие признаки, как присутствие в компании чётких стандартов в области обмена информацией или наличие системы управления знаниями. Организовать прямые или косвенные контакты с экспертами помотают отраслевые коммуникационные площадки (семинары, выставки, образовательные программы) и медиа-активность соответствующих специалистов — их присутствие в информационном пространстве через общеделовые или профессиональные СМИ.
Шаг 10. Карьерные стратегии информационного работника[ред.]
Стивен Кови, автор концепции Р / (Р + С) (подробно изложена в книге «Семь навыков высокоэффективных людей»), советует не забывать о том, что достижение любого результата «Р» (в числителе) всегда нужно соотносить с восполнением и расширением собственных ресурсов и средств («Р + С»). В вашем плане развития «Р + С» должно быть уделено не меньше внимания, чем просто «Р» (результату).
Игорь Манн в своей книге «Маркетинг на 100 %. Ремикс» предлагает заняться самомаркетингом и для этого представить себя в виде товара — продукта, продвигаемого на рынок вакансий (или рынок профессиональных услуг). Иногда бывает весьма полезно описать свою карьеру как жизненный цикл продукта, изучить, в чём заключается уникальность вашего предложения и что создаёт вам (как «продукту») конкурентные преимущества и даже основания для временной монополии.
Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» рекомендует изобразить на линейном графике (шкале времени) свою планируемую жизнь, отметив ожидаемые периоды и задачи (обучение, воспитание детей, выход на пенсию). Соотнеся диаграмму своей жизни с такими же графиками ваших родственников (или партнёров по бизнесу), можно заранее предсказать напряжённые жизненные периоды и сложные моменты, что-либо скорректировать и подготовиться к предстоящим процессам.