Про Info. Разложить всё по полочкам (Коноплёв)

Материал из Народный Брифли
Перейти к:навигация, поиск
Про Info. Разложить всё по полочкам
Краткое содержание книги. 2009.

Шаг 1. Информация на визитке, в подписи к электронным письмам[править]

Порядок следования номеров на визитке сообщает звонящему о ваших ожиданиях. В современной бизнес-среде при отсутствии e-mail визитка теряет смысл. Визитка должна быть лаконичной с информационной точки зрения.

Основные элементы визитки.

  1. Название компании и её сфера деятельности.
  2. Имя и фамилия.
  3. Должность.
  4. Департамент или отдел, к которому принадлежит занимаемая должность.
  5. Номер мобильного телефона.
  6. Номер стационарного рабочего телефона.
  7. Корпоративный адрес электронной почты.
  8. Адрес офиса компании.
  9. Адрес сайта компании.

Основные элементы подписи к электронному письму.

  1. Имя и фамилия (обычно предваряются словами «С уважением», «Искренне Ваш»).
  2. Должность.
  3. Отдел.
  4. Департамент или служба.
  5. Название компании.
  6. Корпоративный адрес электронной почты.
  7. Номер рабочего телефона.
  8. Номер мобильного телефона.
  9. Номер мессенджера (ICQ или Skype).
  10. Адрес сайта компании.
  11. Адрес офиса компании.
  12. Ссылка на схему проезда к офису компании.

О размере компании и корпоративном стиле немало расскажет адрес электронной почты. Сравните.

Шаг 2. Имена файлов/папок, темы писем[править]

Некоторые принципы категоризации файлов:

  • суть документа в имени файла;
  • дата в названии файла;
  • сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла.

Среднестатистический человек способен одновременно удерживать в своей кратковременной памяти 7 ± 2 параметра.

Удобство графы «Тема письма» заключается в том, что она позволяет, не раскрывая самого письма, узнать суть его содержания. Можно провести аналогии между темой письма и именем файла. И то и другое существенно облегчает поиск и навигацию по базе файлов или писем.

Шаг 3. Ваш информационный фонд[править]

Грамотная регистрация информации создаёт предпосылки для удобной и быстрой навигации по вашим информационным фондам. Информации много не бывает. Десять раз подумайте, прежде чем занести палец над клавишей Delete. В любой рабочей папке имеет смысл завести поддиректорию под названием «Архив» и складывать в неё всё, что мешает в папке основной, но когда-нибудь может понадобиться.

Прямо в файле заведите некое подобие журнала событий — «шапку» параметров файла. Подход, при котором в теле файла содержится полная информация о его параметрах и особенностях, крайне необходим, если материал находится в коллективном, а не индивидуальном использовании. Практикуйте метод ограниченного хаоса — любую информацию, с которой пока не понятно, что делать, не удаляйте, а складывайте во временное хранилище. Информация может повредиться, поэтому её желательно бэкапить (создавать резервные копии).

Ещё одна зона «ненадёжности» — сетевые документы в глобальной сети. Часто бывает, что страница с важной информацией вдруг перестаёт существовать по тому адресу, который был сохранён в папке «Избранное» вашего интернет-браузера. Именно поэтому наиболее важные страницы можно и нужно сохранять на собственном жёстком диске в виде html-документов (или импортировать в документы другого формата).

Храните весь свой электронный информационный фонд в отдельной папке компьютера (например, в каталоге WORK). Тогда при смене очередного ноутбука или жёсткого диска вам не понадобится тратить время и нервы на копирование разрозненных папок. Постарайтесь разобраться, где на вашем ПК хранятся папки, в которые Интернет-браузер складывает ссылки, cookies и тому подобное. Разместите эти папки и в рабочем каталоге, переписав адресные строки в программах.

Любую информационную работу необходимо базировать на триаде «регистрация — навигация — анализ (информации)». Порядок в информационных фондах наводят при помощи архивирования информации, а для перестраховки от сбоев (технических и других) применяют регулярное резервное копирование информации. Две эти процедуры необходимо наладить для любого информационного массива — от книги контактов в мобильном телефоне до объёмной базы данных на рабочем компьютере.

Чтобы повысить комфортность обращения с вашими информационными фондами, необходимо по возможности «развязать» информацию и технические средства — сделать информационные фонды мобильными. Соберите всю важную информацию в определённых местах, не рассредоточивая её по рабочим папкам разных программ. Тогда и апгрейд техники будет проходить менее болезненно, и комплексное резервное копирование займёт меньше времени.

Шаг 4. Коммуникации с другими информационными работниками[править]

Как не существует в природе механизмов со стопроцентным КПД, так и в любом общении (межличностном и тем более групповом) невозможно стопроцентное взаимопонимание. И как физики, оттолкнувшись от этого факта, начали разработку более эффективных энергосберегающих двигателей, так и информационные работники однажды задумались над тем, как избежать потерь в процессе коммуникации. Под транзакционными издержками в менеджменте понимают затраты на проведение любого основного действия (транзакции).

Для информационного работника транзакционные издержки — это потери на коммуникациях. За этим определением может скрываться:

  • непонимание информации / поручений / приказов и т. д. (причём вы сами можете не понять суть поступившего распоряжения, и точно так же непонятым может остаться ваше поручение);
  • недопонимание;
  • невольная неверная трактовка;
  • сознательная неверная трактовка, если формат информации / приказов и так далее позволяет такие действия;
  • недостаточное внимание к информации / приказам;
  • нарушение сроков и других условий.

При коммуникациях необходима система подтверждений. Введите в свою информационную жизнь систему запросов (например, по ICQ или mail), что-то типа: «хотел бы обсудить то-то и то-то… Когда удобно?». Для важных переговоров, выступлений и т. п. создаём систему регистрации информации (секретарь, видио- или аудиозапись). Продолжением регистрации информации становится система фиксации фактов. Например, после встречи направить письмо типа: «договорились о следующем… Нет замечаний?».

Принцип трёх гвоздей.

При ведении электронной деловой переписки надо стараться с помощью несложных приёмов делать эту коммуникацию более чёткой и удобной: использовать графу «Тема письма», сохранять историю переписки в теле письма, грамотно выстраивать диалог (цитировать фрагменты, разбивать вопросы на пункты с присвоением им номеров и т. д.). Делайте контрольную вычитку письма, которая занимает не более 5 % времени, требуемого на его написание.

Шаг 5. Оценка и экспертиза информационных продуктов[править]

Иногда нам встречаются слабые документы. Чтобы иметь возможность объяснить и себе, и другим, что же не так с изучаемым документом, нам понадобятся какие-то точки отсчёта. Ниже мы разберём простой, но эффективный инструмент качественной оценки информационных продуктов. Для этого запомним аббревиатуру ФТОП — она складывается из первых букв слов при перечислении следующих качеств информационного продукта:

  • Ф — форма представления информации;
  • Т — точность информации;
  • О — оперативность информации;
  • П — полнота информации.

С приходом электронного документооборота, каждый информационный работник должен приучить себя мыслить именно в цифровом, а не аналоговом формате. Авторский лист — 40 000 знаков, страница А4 — 2500 знаков (12-й кегль, полуторный междустрочный интервал).

Фотография размером 1000 X 1500 пикселей в формате jpg «весит» от 0,5 до 1 Мб {в зависимости от типа фотографии и степени сжатия). А формат, сохраняющий максимум качества (не сжимающий картинку в ущерб качеству), — tiff — для такого объёма требует порядка 4,5 Мб (на один пиксель здесь нужно три байта для хранения информации о цвете — по байту на каждый из базовых цветов RGB). Таким образом, цифровое фото приучает нас мыслить в пикселях (а также в мегабайтах).

Завершающей стадией создания любого информационного продукта должны быть его экспертиза. Предпочтительно — внешняя.

Шаг 6. Повышение ёмкости информационных продуктов[править]

Современный бизнес-сектор вполне осознаёт проблему дефицита времени: учебники по тайм-менеджменту стоят в рейтингах бизнес-литературы на первых местах. Дефицит внимания — или ограниченность психофизиологического ресурса человека — пока ещё осознан не так широко. Но борьба за этот ресурс уже ведётся на передовой информационного общества.

Лучший способ оптимизации текста — это создание в нём чёткой структуры. Если вы точно знаете, о чём должно быть письмо, но никак не можете вылить своё знание «на бумагу», напишите в девственно чистом электронном документе четыре вопроса: Что? Для чего? Благодаря чему? Что ещё известно? Теперь под этими вопросами фиксируйте факты, которые собирались изложить. Когда добавить к написанному будет уже нечего, сотрите вопросы и изучите получившийся текст.

Описанный подход — предельно упрощённая реализация научного метода информационной работы. Называется он «метод объектно-документального анализа (МОДА)». Метод опирается на принципы объектного программирования, где четырём упомянутым вопросам соответствуют Надобъекты (ответ на вопрос «Для чего?»), Объекты («Что?»), Подобъекты («Благодаря чему?») и Связанные объекты («Что ещё известно?»). Так возникает аббревиатура HOПС, а действия по приведению информационных продуктов к такой структуре называются НОПС-форматированием.

Альтернативный подход основан на использовании Принципа пирамиды Минто.

Конструкция информационного блока.

  1. К — класс объектов.
  2. I — надобъеккты.
  3. II — объекты.
  4. III — подобъекты.
  5. IV — связанные объекты.
  6. К_№ — порядковый номер блока в данном классе объектов.
  7. ИС_№ — порядковый номер информационного источника в списке литературы.

Информация не линейна, а многомерна (наилучшим образом с такой сущностью справляется гипертекст). Именно в нелинейном виде информации хранится в наших головах. С другой стороны, восприятие информации повышается, если её подавать в виде многокомпонентного продукта: текст, аудио-, видео-, графика, иллюстрации. Говорят, что прямой путь к правополушарному (ассоциативному, творческому) мышлению лежит через дополнение сухого рационального текста живыми и эмоциональными медиакомпонентами.

Интеллектуальный фильтр — набор критериев и правил, которые мы применяем, когда из неудобного и объёмного информационного массива создаём компактный и легко воспринимаемый информационный продукт.

Шаг 7. Источники информации[править]

Критерием, позволяющим проводить разделение деловой информации на значимую и несущественную, служит её новизна. Чем сильнее полученный информационный прирост влияет (в положительную сторону) на вашу деловую жизнь, тем полезнее эта информация. Даже если она влияет опосредовано — например, меняя мировоззрение. Выбирайте информационные источники с возможностью архивирования данных.

Используйте несколько источников информации — принцип двух дивизионов. Например, ваш выбор газет может быть таким:

  • первый дивизион — «Ведомости», «КоммерсантЪ» (для ежедневного чтения);
  • второй дивизион — «Газета», «Известия», «РБК-Daily», «Независимая газета», «Российская газета» (для периодического чтения).

Изучение печатной периодики — не только средство доставки актуальной информации, но и инструмент объединения делового сообщества, средство его саморефлексии. (В интернете таковыми можно считать «сообщество менеджеров e-xecutive» или, например, Профессионалы.ru.)

Использование платных источников информации — информационный аутсорсинг. Вы могли бы собрать информацию и сами, но эффективнее и, скорее всего, выгоднее — поручить работу профессионалам. Некоторые платные базы данных: СПАРК Интерфакс, Интегрум, Медиалогия, TNS.

Шаг 8. Книги как источник информации[править]

По данным «Левада-центра», сегодня только 24 % россиян читают книги, и от лидирующих по этому показателю англичан (52 %) мы отстаём более чем в два раза. Утешаться нам — чтецам — приходится лишь тем, что такая ситуация даёт ощутимые конкурентные преимущества каждому четвёртому россиянину (то есть россиянину читающему).

Основным критерием качества книг остаётся полезная новизна. Все новые и полезные знания можно разделить на те, которые необходимы вам уже сейчас (актуальные), и те, которые могут пригодиться в обозримом будущем (перспективные).

Книгу хочется оценить ещё до её покупки. Именно поэтому современные издания снабжаются аннотациями и краткими рецензиями на обложках или во вступлении. Обращайте внимание на декларации автора и издательства: на какого читателя рассчитана книга, чего в ней больше — теоретики или практических методой? Просмотрите информацию об авторе: почему именно он написал книгу именно на эту тему, каков его багаж знаний и практического опыта? Загляните в библиографию, если она есть, — это позволит оценить бэкграунд книги, научный или практический. Естественно, изучите оглавление.

Если после всего этого интерес к изданию ещё не пропал, откройте его произвольно где-нибудь в середине и прочитайте пару абзацев — оцените стиль и слог. Наконец, выберите по оглавлению раздел, посвящённый теме, в которой вы разбираетесь лучше всего, просмотрите пару страниц и попытайтесь оценить профессионализм автора, исходя из ваших знаний. Как показывает практика, именно после этого последнего шага часто приходится отказываться от покупки. Составлять броские аннотации уже научилось большинство авторов и издательств — маркетинг делает своё дело, а вот качество контента нередко оставляет желать лучшего.

При чтении нужно отмечать важные фрагменты, чтобы не забыть о них и не тратить в дальнейшем по десять минут на их поиски. Размечайте и индексируйте книги и любые печатные материалы — тогда повторный поиск заинтересовавшей вас информации не будет занимать много времени и чтение станет более эффективным.

Чтобы создать предпосылки для разнообразного чтения, необходимо предоставить себе право выбора. Поэтому не ругайте себя, когда понимаете, что читаете далеко не всё, что покупаете, и многое откладываете с мыслью «надо посмотреть». По опыту многих активно читающих людей, для эффективного самообразования необходимо покупать в три-пять раз больше литературы, чем будет в итоге прочитано.

Шаг 9. Профессиональный рост[править]

Мы развиваемся только тогда, когда нас подвигают к этому окружающие условия. Создавать такие условия — наша личная обязанность. Сила творческого тока (скорость профессионального развития — I) прямо пропорциональна желанию развиваться — D, и разности потенциалов (профессиональных, творческих — U): I = U * D. Чтобы создать разность потенциалов нужно: попасть в соответствующую корпоративную среду (профессиональную) и / или общаться со знатоками своего дела (экспертами).

Перед началом любых преобразований необходимо оценить текущее положение дел. Осознание своих сильных и слабых сторон позволяет эффективно использовать первые и устранять вторые.

Способов оцепить себя существует множество — от простейших психологических или профессиональных тестов до процедур ассесмент-центра или найма профессиональных индивидуальных тренеров. Нелишним будет проводить подобный аудит регулярно, а результаты аттестаций фиксировать и архивировать, чтобы периодически оценивать рост достижений.

Ничто так не способствует росту, как контакт с профессионалами — мастерами своего дела. Работа в организациях с высокой корпоративной культурой или постоянные контакты с экспертами создают предпосылки для профессионального развития.

Выявить «правильные» организации информационному работнику помогут такие признаки, как присутствие в компании чётких стандартов в области обмена информацией или наличие системы управления знаниями. Организовать прямые или косвенные контакты с экспертами помотают отраслевые коммуникационные площадки (семинары, выставки, образовательные программы) и медиа-активность соответствующих специалистов — их присутствие в информационном пространстве через общеделовые или профессиональные СМИ.

Шаг 10. Карьерные стратегии информационного работника[править]

Стивен Кови, автор концепции Р / (Р + С) (подробно изложена в книге «Семь навыков высокоэффективных людей»), советует не забывать о том, что достижение любого результата «Р» (в числителе) всегда нужно соотносить с восполнением и расширением собственных ресурсов и средств («Р + С»). В вашем плане развития «Р + С» должно быть уделено не меньше внимания, чем просто «Р» (результату).

Игорь Манн в своей книге «Маркетинг на 100 %. Ремикс» предлагает заняться самомаркетингом и для этого представить себя в виде товара — продукта, продвигаемого на рынок вакансий (или рынок профессиональных услуг). Иногда бывает весьма полезно описать свою карьеру как жизненный цикл продукта, изучить, в чём заключается уникальность вашего предложения и что создаёт вам (как «продукту») конкурентные преимущества и даже основания для временной монополии.

Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» рекомендует изобразить на линейном графике (шкале времени) свою планируемую жизнь, отметив ожидаемые периоды и задачи (обучение, воспитание детей, выход на пенсию). Соотнеся диаграмму своей жизни с такими же графиками ваших родственников (или партнёров по бизнесу), можно заранее предсказать напряжённые жизненные периоды и сложные моменты, что-либо скорректировать и подготовиться к предстоящим процессам.

Пересказал Сергей Багузин